PRIVACY POLICY

1. 個人情報保護基本理念

株式会社大洋LINKSは、ダイレクトメール印刷発送業務、各種名簿の印刷発送業務、その他、個人情報の加工、印刷、発送に関わる業務を取扱う事業者として個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護マネジメントシステムを遵守し、個人情報を正確かつ誠実に取り扱い、透明性の高い企業活動を遂行します。

2. 個人情報保護方針

• １）当社はダイレクトメール・名簿等に関する事業で大量に取扱う個人情報並びに雇用等に於いて取扱う個人情報を取得および利用する場合には、利用目的を明確にし、特定された利用目的の達成に必要な範囲内で適正に個人情報を取扱います。また、目的外利用は一切いたしません。
• ２）個人情報の提供は、あらかじめご本人から同意をいただいた提供先以外の第三者に提供、開示は一切いたしません。
• ３）個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
• ４）個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失又はき損の防止をするために適切 な是正措置を講じます。
• ５）個人情報に関する苦情及び相談について対応窓口を設置し対応いたします。
• ６）個人情報を適正に利用し、またその保護を徹底するために、個人情報保護マネジメントシステムの定期的な監査を実施し、継続的改善を行います。

【個人情報に関するお問い合わせ、苦情・相談窓口】
株式会社大洋LINKS
電話：03-5764-1536
受付時間：月曜から金曜日（土日祝、年末年始を除く）
9:00～17:00

3. 個人情報の利用目的の公表に関する事項

当社は、お客様から取得した個人情報を下記の業務ならびに利用目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。また下記利用目的以外で個人情報を利用させていただく場合には、その都度、お客様の同意を頂くものとします。あらかじめお客様の同意を得ないで利用目的の範囲を超えて取り扱うことは致しません。

１）事業者の名称及び管理者

株式会社大洋LINKS　個人情報保護管理者　有吉 淳（取締役）
住所：東京都大田区昭和島1丁目6番31号
電話：03-5764-1546

２）業務内容

当社は人事労務管理の為、社員情報の取得をしております。又、顧客企業さまからの次のような受託業務において個人情報を取り扱いしております。
①ダイレクトメール印刷、発送業務
②各種名簿の印刷、発送業務
③個人情報の加工、印刷、発送に関わる業務
④その他、当社定款に定めのある業務ならびにそれに付随する業務

３）利用目的

①社員情報を直接書面で取得する場合（開示対象個人情報）
ａ. 求人募集に際し、入手した履歴書に記載された氏名・住所など
　→ 採用選考に使用します。不採用時にはシュレッダー処理をします。
ｂ. 従業者個人情報（氏名、住所、電話番号、生年月日等）
　→ 雇用、人事管理、福利厚生に使用します。
ｃ. 社員証等に使用する顔写真
　→ 社員証作成、ホームページの社員紹介ページ等で使用します。
ｄ. 入退館記録簿等の氏名、会社名
　→ 個人情報保護体制維持のために使用します。
②委託業務の場合
ａ. 印刷物作成の為の原稿等に記載された氏名、住所、生年月日、電話番号等
　→ 印刷物作成のための情報処理とその更新に使用します。
ｂ. 発送用宛名ラベルの氏名、住所
　→ ダイレクトメール発送に使用します。
ｃ. 上記ａ, ｂの情報処理されたデータやお客様よりお預かりしたデータ
　→ 印刷物の作成、ダイレクトメールの発送及びデータ管理等に使用します。

4. 機微情報の取り扱いについて

当社は、お客様の機微情報（国籍、信条、門地、本籍地、保健医療または犯罪歴その他の特別な非公開情報）は適切な業務の運営その他の必要と認められる目的以外の目的に利用または第三者提供を致しません。

5. 個人情報を第三者へ提供することの制限について

当社はお客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、第三者に提供することはありません。ただし次の場合は除きます。

1. １）法令に基づく場合
2. ２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
3. ３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
4. ４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

6. 開示対象個人情報について

１）開示対象個人情報に関する事項の周知など

当社は取得した個人情報が開示対象個人情報に該当する場合は、本人に対し、次の事項を当プライバシーポリシー上に掲載しています。

• ａ. 事業者の氏名又は名称 ― 2. 個人情報保護方針
• ｂ. 個人情報保護管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先 ― 3. の 1）事業者の名称及び管理者
• ｃ. 全ての開示対象個人情報の利用目的 ― 3. の 3）利用目的
• ｄ. 開示対象個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出先 ― 7. 開示対象個人情報の取り扱いに関するお問い合わせについて

２）開示等の求めに応じる手続きについて

当社は、個人情報保護法に基づき、お客様からご自身の個人情報に関するご請求があった場合には、ご本人からの請求であることを確認させていただいたうえで、速やかに対応いたします。

• ａ. 開示等のお申し出は、当社所定の「個人情報の開示等申請書」（下記よりダウンロードできます）に必要事項を記載いただいた上、「7. 開示対象個人情報の取り扱いに関するお問い合わせについて」に記載の上、当社窓口へご郵送ください。
• ｂ. お申し出の際に、本人確認のため運転免許証、旅券（パスポート）、健康保険証などのコピーを同封ください。なお、代理人による開示等の申し出については、必ず代理人であることを証する委任状およびお客様ご本人の印鑑証明書を同封してください。
• ｃ. 本人確認を実施した上、お客様ご本人の個人情報に関して調査し、必要な対応を行い、その結果を回答書としてご本人にお送りします。ただし、当社従業員が面談方式にて開示等のお申し出を受け付け、適切な対応を行う場合は回答書の発行を行わない場合があります。
• ｄ. 誤送付を避けるため、回答書は「本人限定受取郵便」にてご本人宛てにお送りします。
• ｅ. 開示等の求めに関して取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内でのみ利用いたします。提出いただいた書類は、受け取ってから適正期間保存し、廃棄いたします。
• ｆ. 以下の事由のいずれかに該当する場合は、不開示とさせていただきます。不開示と決定した場合には、その旨理由を通知いたします。
  • （1）申込書の内容と本人確認用書類との内容が一致しないなどの理由により本人確認ができない場合
  • （2）所定の申込書類に不備がある場合
  • （3）本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • （4）違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある場合
  • （5）国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがある場合
  • （6）犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれがある場合その他、ご質問等がある場合は下記「7. 開示対象個人情報に関するお問い合わせ、苦情・相談窓口」までご連絡ください。

３）開示対象個人情報の利用目的の通知

当社は、本人から、当該本人が識別される開示対象個人情報について、利用目的の通知を求められた場合には、遅滞なくこれに応じます。

４）開示対象個人情報の開示

当社は、本人から、当該本人が識別される開示対象個人情報の開示を求められたときは、法令の規定によって特別の手続きが定められている場合を除き、本人に対し、遅滞なく、当該個人情報を書面によって開示します。

５）開示対象個人情報の訂正、追加または削除

当社は、本人から、当該本人が識別される開示対象個人情報の内容が事実でないという理由によって当該個人情報の訂正、追加又は削除を求められた場合は、法令の規定によって特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行ない、その結果に基づいて、当該開示対象個人情報の訂正等を行います。

６）開示対象個人情報の利用または提供の拒否権

当社が、本人から当該本人が識別される開示対象個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止を求められた場合は、これに応じます。また、措置を講じた後は、遅滞なくその旨を本人に通知します。上記（3）、（4）、（5）、（6）での開示等が実施できない場合も、本人に遅滞なくその旨を通知するとともに、理由を説明致します。

7. 開示対象個人情報の取り扱いに関するお問い合わせについて

お客様からの個人情報の取り扱いに関してのご要望やご質問につきましては、下記窓口までご連絡ください。
住所：東京都大田区昭和島1-6-31
株式会社大洋LINKS
【開示対象個人情報に関するお問い合わせ、苦情・相談窓口】
電話：03-5764-1536
受付時間：月曜から金曜日（土日祝、年末年始を除く）9:00～17:00